Uma comunicação interna eficiente e acessível nos condomínios é fundamental para um melhor entendimento, maior segurança e convivência mais harmoniosa entre síndico, moradores e administradora. Por isso, melhorar o relacionamento entre todas as partes do condomínio deve estar entre as prioridades do síndico. A comunicação deve ser tratada com cuidado e exige certo investimento para funcionar de maneira adequada, como em grandes empresas.
Quem mora em edifícios sabe o quanto são comuns problemas de convivência e queixas sobre o desconhecimento de alguma mudança ou a interrupção de algum serviço. Basta uma informação desencontrada para que surja um distúrbio e uma confusão entre moradores (ou com a administração), muitas vezes difícil de controlar. A desinformação pode atrapalhar a gestão e o convívio na comunidade. Porque comunicar-se com qualidade é fundamental.
Hoje, principalmente com as novas tecnologias, há inúmeras formas de conseguir falar com os moradores de forma eficiente e interessante. Veja algumas ideias para ter sucesso na comunicação, e lembre-se de que é possível usar mais de uma forma para atingir todos os moradores.
Como melhorar a comunicação:
Aplicativos de mensagem por celular e e-mail:
Com tanta tecnologia disponível hoje em dia, vale pesquisar alguma que facilite a comunicação no seu condomínio. Aplicativos de mensagens pelo celular (como o WhatsApp) permitem criar grupos ou falar de forma particular com outros usuários. Este é um bom meio para falar com todos os moradores de forma instantânea e agilizar discussões e soluções. Mas é preciso estabelecer pautas e regras – além de contar com o bom senso de todos – para que os assuntos não fujam da real intenção do grupo e acabem atrapalhando as pessoas.
É importante também estar adequado ao perfil dos moradores. Entenda antes se todos utilizam celulares capazes de aceitar essas ferramentas. Caso contrário, envie informações por SMS ou e-mails. E, no caso do síndico, é necessário mostrar presença em qualquer plataforma escolhida e evitar conclusões equivocadas.
Quadro de avisos e comunicados nos elevadores:
Um dos mais antigos e importantes canais de comunicação em um condomínio, o quadro de avisos deve ser colocado em local de maior acesso e passagem dos moradores, e deve ser usado para informações gerais do prédio, sempre de forma clara e objetiva. Mantenha o quadro sempre atualizado e organizado para que os moradores tenham mais interesse. Em alguns condomínios, vale optar também por fixar os recados mais importantes/urgentes nos elevadores.
Reuniões ou assembleias regulares:
A realização de assembleia ordinária, além de obrigatória nos condomínios, é uma ótima oportunidade de melhorar o relacionamento e convidar os moradores para participarem mais ativamente dos assuntos e da realidade do condomínio. Podem ser realizadas, ainda, assembleias extraordinárias, com periodicidade definida para não acumular muitas pautas e alongar os encontros. Organização também é imprescindível para que os moradores enxerguem como produtivas essas reuniões.
Comunicados impressos, cartas e circulares:
É possível enviar comunicados pela caixa de correio, com assuntos de pouca relevância ou urgência.
Caso contrário, quando a comunicação deve ser instantânea, vale adotar um meio mais formal e oficial, em que cada morador ao receber a circular deve assinar no livro-protocolo. Mas apenas para casos de documentação ou assunto importante que requer registro para confirmação de leitura.
Livro do síndico ou de reclamações:
É muito importante ter um livro de reclamações e sugestões para acesso de todos os moradores. A ideia é que cada um utilize esse espaço para registrar suas queixas e outras informações pertinentes.
O síndico deve fazer uma leitura periódica do livro, de onde pode tirar ideias para mudanças e pautas para as reuniões. Nenhuma reclamação deve ser ignorada. Todos os moradores também devem ser respondidos, mesmo que não seja possível tomar uma providência imediata.
