Documento indispensável para validar assembleias, a Ata de reuniões é o documento formal que tem por objetivo registrar o que ficou decidido pelos condôminos nestas reuniões. Além disso, a Ata de condomínio pode ser entregue a moradores que não estavam presentes e, portanto, deve ser clara e conter as informações relevantes para evitar dupla interpretação.
Se você está se preparando para a próxima reunião, veja dicas de como montar uma Ata de forma eficiente.
Quais informações precisam constar na Ata?
- Data, horário e local da assembleia;
- N° de condôminos presentes e respectivas unidades;
- A ordem do dia (pauta);
- Tipo da assembleia (ordinária ou extraordinária);
- Os assuntos tratados, as colocações de cada pessoa, as deliberações de forma sucinta e os resultados das votações;
- Descrição da abertura e do encerramento;
Informações adicionais não obrigatórias:
- Assinatura do Presidente da mesa, do síndico e do secretário. A assinatura do síndico não é obrigatória, salvo disposição em contrário na Convenção;
- Assinatura de todos os condôminos presentes, já que normalmente a Ata não é elaborada no momento. (Só será obrigatória se constar da Convenção ou se ela houver sido decidida em assembleia anterior).
- Sugestão de temas para a próxima pauta.
Quem é o responsável pela Ata de condomínio?
Durante a assembleia, dois cargos precisam ser ocupados para a condução e registro dos itens discutidos. São eles o Presidente da assembleia, que fica responsável pelo conteúdo da Ata e pela mediação durante a reunião, e o Secretário para elaborar o documento. Esses dois postos devem ser ocupados por livre vontade dos participantes da reunião.
Durante a reunião, as ideias devem ser anotadas e ao término o conteúdo seja repassado para os presentes. Se isso for feito através da Ata e todos estiverem de acordo, podem assinar. Apesar de facultativa, a assinatura de todos faz com que o documento seja mais consistente.
O presidente e o secretário são os últimos a assinar, concluindo a Ata da assembleia.
Importante frisar que a assinatura do síndico não é obrigatória. Ele poderá assinar como condômino, se durante a sessão for estabelecido que todos os presentes deverão assinar e se a Ata for elaborada na hora.
O que fazer com a ata após a assembleia?
Após a reunião, o ideal é que a Ata seja encaminhada aos condôminos no prazo de 8 dias a contar da data da realização da assembleia, podendo a Convenção fixar outro prazo Deixar o documento exposto nas áreas comuns também contribuirá para o conhecimento de todos.
A Ata de assembleias ordinárias deve ser registrada em cartório para facilitar o seu uso nas providências que exigirão o registro de cartório. Quando se trata de uma assembleia extraordinária, não há obrigatoriedade.
Todas estas ações são fundamentais para manter a transparência com os dados e dessa maneira fortalecer a relação de confiança entre o síndico e os moradores.
Portanto, busque escrever as Atas de condomínio de forma objetiva e sem omitir dados importantes. Além das informações que precisam constar em qualquer Ata, certifique-se que as sugestões dos condôminos lançadas durante a assembleia também não fiquem de fora. Durante as reuniões podem surgir ideias que certamente serão úteis a todo o condomínio.
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